Avant d'importer un fichier dans un CRM, ou simplement pour arrêter d'envoyer trois fois le même courrier, il faut chasser les doublons. Voici la méthode que j'utilise, qui marche aussi bien dans Excel que dans Google Sheets.
1. Faire une copie
Toujours. On travaille sur une copie du fichier, jamais sur l'original.
2. Harmoniser les colonnes clés
Les doublons se cachent derrière des espaces en trop et des majuscules. Créez une colonne « E-mail propre » avec cette formule (en supposant l'e-mail en colonne C) :
=MINUSCULE(SUPPRESPACE(C2))Dans un tableur en anglais : =LOWER(TRIM(C2)).
3. Construire une clé de comparaison
Quand il n'y a pas d'e-mail, comparez sur le nom, le prénom et le code postal. Colonne « Clé » :
=MINUSCULE(SUPPRESPACE(A2))&"|"&MINUSCULE(SUPPRESPACE(B2))&"|"&E24. Repérer les doublons
Ajoutez une colonne « Nb » qui compte combien de fois la clé apparaît :
=NB.SI(F:F;F2)Filtrez ensuite sur Nb > 1 : ce sont vos doublons. Triez par clé pour les voir côte à côte.
5. Fusionner, puis supprimer
Pour chaque groupe, gardez la ligne la plus complète et recopiez-y les informations utiles des autres lignes avant de les supprimer. Pour les lignes strictement identiques, les outils intégrés font le travail :
- Excel : onglet Données, puis Supprimer les doublons ;
- Google Sheets : menu Données, Nettoyage des données, puis Supprimer les doublons.
Le bon réflexe : une fois le fichier propre, décidez qui est responsable de la saisie, et où. C'est comme ça qu'on évite que les doublons reviennent.